Электронные акты в ЕИС: как их сформировать, подписать, а также отправить заказчику

Схема документооборота в ЕИС между заказчиком и поставщиком

Электронная приемка в ЕИС любых товаров, услуг, работ (ТУР) проходит по единой схеме.

Поставщиком:

• формируется первичный учетный документ, затем он подписывает его электронно-цифровой подписью (ЭЦП), а потом отправляет заказчику;
• отгружаются товары либо передаются результаты работ (услуг);

Заказчиком:

• поставщику передаётся бумажная расписка, свидетельствующая о получении товаров или результатов услуг (работ);
• поставщику отправляется электронное извещение о получении им документа о приемке;
• проводится приемка и принимается решение о соответствии ТУР требованиям государственного контракта.

Затем порядок действий участников госзакупки отличается в зависимости от того, каковыми оказались результаты приемки. Заказчик имеет право:

• отказаться принять ТУР;
• принять полностью ТУР;
• принять частично ТУР.

В случае полной приемки товара:

• заказчиком подготавливаются приемные документы в бумажном виде;
• в ЕИС в передаточном документе заказчиком заполняется раздел «Приемка товаров, работ (услуг)», а к нему прикладывается скан приёмного документа;
• своей ЭЦП заказчиком подписывается передаточный документ и отправляется поставщику;
• документы об исполнении публикуются в реестре контрактов.

В случае частичной приемки:

• заказчиком подготавливается два бумажных документа: мотивированный отказ от приемки товара и акт о его частичной приемке товаров;
• в ЕИС в передаточном документе заполняется раздел «Приемка товаров (услуг, работ)», к нему прикладываются отсканированные копии бумажных документов, а затем все это отправляется поставщику;
• поставщиком формируется корректировочный документ, где указываются только ТУР, которые приняты заказчиком;
• поставщиком подписывается корректировочный документ своей ЭЦП и отправляется заказчику;
• заказчиком отправляется уведомление поставщику о получении корректировочного документа;
• поставщиком проверяется данный документ и при отсутствии замечаний подписывается ЭЦП.

В случае отказа от приемки:

• заказчиком в бумажном виде подготавливается мотивированный отказ от приемки;
• в передаточном документе в ЕИС заполняется раздел «Приемка товаров (услуг, работ)», к нему прикладывается отсканированная копия отказа от приемки, а затем она направляется поставщику;
• поставщик вправе исправить недостатки и произвести поставку товара либо сдать заново услуги и работы. В подобном случае он подготавливает новый передаточный документ, а затем направляет его госзаказчику.

Как формировать документ о приемке в электронном виде

В ЕИС есть возможность формировать:

• счет-фактуру;
• счет-фактуру, а также передаточный документ;
• передаточный документ.

Для создания любого из них поставщику нужно:

• открыть контракт, а затем в меню выбрать пункт «Создание первичного учетного документа» (после этого откроется форма создания документа);
• отдельные поля система заполнит в автоматическом режиме: она возьмет информацию из контракта либо ЕРУЗ (единый реестр участников закупок);
• другую информацию поставщик указывает самостоятельно (им заполняются 5 разделов документа).

«Общая информация». Тут указываются основные сведения, к примеру, вид документа, дата его формирования, название поставщика.

«Контрагенты». В данном разделе перечисляется вся информация о заказчике и поставщике, к примеру, название организации, КПП, ИНН, номер свидетельства о регистрации. Эту информацию система заполняет автоматически, поэтому поставщик редактировать её не может. Единственным исключением являются адреса, а также банковские реквизиты заказчика и поставщика. Их можно исправить при желании. Также поставщик имеет возможность ввести вручную адрес электронной почты и номер телефона заказчика. При отправке либо получении товара сторонней организацией, а не заказчиком либо поставщиком в этом разделе следует указать информацию об этой организации. Сюда же можно добавить сведения о перевозчике. Данные перевозчика, грузополучателя и грузоотправителя поставщик заполняет самостоятельно.

«Товары, услуги и работы». Здесь поставщиком указываются сведения о товарах, услугах либо работах, которые обязан принять госзаказчик. Как в предыдущих разделах, часть информации заполняется в автоматическом режиме, часть заполняется вручную, к примеру:

Для лекарственных средств действуют иные правила:

«Факт отгрузки». Данный раздел доступен лишь при подготовке передаточного универсального документа. Здесь поставщиком заполняются все сведения об отгрузке товаров либо передаче работ (услуг), включая:

• дату;
• должность и имя сотрудника, передающего товар;
• данные транспортной накладной;
• данные, указанные в документе об отгрузке.

«Подписанты». Здесь следует указать имена, а также должности всех тех, кто будет подписывать уже готовый документ. Система самостоятельно покажет перечень сотрудников, имеющих на это право, а поставщик должен только выбрать одного либо нескольких из них.

«Подписание». В данном разделе можно просмотреть печатную версию документа. Поставщику следует проверить, правильно ли заполнена вся информация, а также подтвердить готовность документа к подписанию. После подписания документа всеми ответственными сотрудниками электронно-цифровой подписью система в автоматическом режиме проверит возможные ошибки. Если она установит нарушения, то их следует исправить и заново подписать документ. Если нет нарушений, то система направит подписанный документ заказчику. После этого поставщику следует распечатать документ, а затем передать его заказчику при отгрузке товара либо передаче работ (услуг).

Как в ЕИС можно исправить первичный документ учета

У поставщика есть возможность редактирования передаточного документа пока он не подписан всеми ответственными сотрудниками. Как только он будет отправлен заказчику вносить какие-либо изменения нельзя. В таком случае поставщик должен будет создать документ-исправление.

Как можно проводить редактирование передаточного документа

Текст основного документа исправить можно, если только он находится на этапе:

• проекта;
• подписания;
• ошибки доставки.

В этом случае поставщику следует открыть меню документа и выбрать пункт «Внести изменения» или «Открыть на редактирование». Название пункта определяется тем, на какой стадии документ находится. После исправления поставщиком всех ошибок он уже может подписать документ, а затем направить его госзаказчику.

Создание документа-исправления

Если заказчиком в передаточном документе будут найдены ошибки, то поставщик должен сформировать новый документ. Чтобы заново не заполнять поля, в ЕИС имеется опция «Создать исправление». В таком случае системой будет сформирована точная копия передаточного документа (документ-исправление), где поставщик исправит ошибки. В документе-исправлении есть возможность редактировать лишь незначительные пункты. Так, поставщик не изменит, к примеру:

• вид документа;
• количество и наименование товара;
• сумму акциза;
• цену товара с налогом.

Также здесь нельзя удалять либо добавлять ТУР (для этого следует использовать корректировочный документ).

Формирование корректировочного документа

Поставщиком создается корректировочный документ в случае, если:

• заказчиком приняты ТУР частично;
• стоимость ТУР изменилась.

Чтобы сформировать данный документ, поставщику следует открыть нужный контракт, а затем выбрать в меню этапа пункт «Создание универсального корректировочного документа». Система в автоматическом режиме сформирует копию основного передаточного документа, где поставщик может вносить изменения, к примеру;

• уменьшить либо увеличить количество ТУР;
• удалить или добавить ТУР;
• исправить стоимость единицы товара.

К данному документу поставщику следует приложить отсканированную копию документа-основания корректировки. К примеру, если госзаказчик попросил снизить цену товара, то надо добавить об этом письменную просьбу.

Передача в налоговую электронных документов о приемке

ФНС РФ вправе потребовать приемочные документы. У поставщика имеется возможность передать сформированные на сайте ЕИС электронные документы через личный кабинет (ЛК) налогоплательщика. В письме ФНС и Казначейство РФ разъяснили следующее: все документы, подписанные участниками закупок в ЕИС электронно-цифровой подписью, равнозначны бумажным документам, имеющим рукописную подпись.

Если ФНС России затребует дополнительные документы, которые по формату не подходят для передачи через сеть интернет, то есть возможность отправить их по почте. Чтобы это сделать, поставщику следует распечатать документ, имеющий отметку о подписании электронной подписью.